Effekterna av COVID-19 har tvingat fram en påskyndning av antagandet av team som jobbar helt och hållet på distans, en trend som sannolikt kommer att fortsätta långt bortom denna pandemins påverkan. Arbetsgivare runt om i världen har börjat anamma modellen, med företag som Atlassian, Facebook och Twitter som meddelar att anställda härmed kan arbeta hemifrån permanent. Många arbetsgivare rapporterar ökningar av produktiviteten med 44 %1.

Programvaruteknik med Agile har vanligtvis fokuserat på samlokaliserade team. Medan många moderna Agile-tekniker redan har en något distribuerad verksamhet har pandemin tvingat antagandet av ett fullt distribuerat tillvägagångssätt.

För närvarande är metoderna för att förbättra produktivitet och teamengagemang för en arbetsstyrka på distans relativt väl förstådda. Den här artikeln går igenom några av de praktiska observationerna (som bygger på vanlig kunskap och lärdomar) samt potentiella metoder för att ställa in en agil teamprestation för team som jobbar på distans. En av de viktigaste observationerna har varit att produktivitetsvinsterna eller förlusterna från driften på distans förstärks akut av det Agila teamets mognad, även om det finns tekniker och verktyg för att övervinna många av dessa.

Resten av den här artikeln utforskar flera observationer relaterade till hur agil lagmognad och produktivitet påverkas av drift på distans, särskilt när det gäller mindre mogna lag. Många av förslagen är relaterade till att minska produktivitetsgapet för mindre mogna agila team.

Observation 1: Begränsat informellt lärande när du arbetar på distans

Ingenjörer lär sig mycket av sina kamrater genom informella och ibland oavsiktliga interaktioner. Exempelvis:

• Att titta på en mer erfaren ingenjörsfelsökningskod kan lära dig enormt mycket om kodbasen och vanliga tips på rätt och fel.
• Vattenkylarsamtalen och diskussionerna i kaffepausen där informella diskussioner om val av verktyg, algoritmer och tekniska tillvägagångssätt äger rum är avgörande för att bygga teamkunskap.
• Att höra en kollegas diskussion om den personen i produktsupporten som är den enda som vet den exakta produktionsreferensdata som behövs för att överproducera defekter.

Det här kan vara svårt att replikera i en modell som är helt och hållet på distans. Mindre mogna agila team med snävare fokuserad expertis och lägre relativa nivåer av produktkunskap kommer att drabbas mer av bristen på informellt lärande.

Metoder för att förbättra mognad inom detta område:

• Möjliggöra fler möjligheter för informellt lärande. Exempelvis kan peer-kodrecensioner med online-skärmaktier hjälpa seniorteamet att vara mentorer för fler juniorresurser.
• Teamchatt- och meddelandeverktyg måste uppmuntras att vara en ersättning för de så kallade vattenkylarsamtalen, speciellt när det gäller diskussioner mellan två individer.
• Att dokumentera processer och bästa möjliga praxis spelar en stor roll för att möjliggöra produktivitet för teamet. Använd åtminstone en teamchat eller ett forum för att fånga information på ett ostrukturerat sätt.
• Ställ in en officiell inlärningstid så att teammedlemmar kan ställa frågor som gäller hela teamet. Dokumentera lösningarna!

Observation 2: Ansvar och förtroende är svårt när man inte kan träffas

En av de största utmaningarna med team som jobbar helt på distans är att bristen på synlighet och siktlinje kan leda till brist på förtroende och ansvar. Detta förstärks när gruppmedlemmarna inte har en historia av att jobba tillsammans. Detta kan leda till en situation där man lägger mycket tid på att generera rapporter, följa upp aktiviteter och försöka mikrostyra dagliga aktiviteter på ett mycket mer detaljerat sätt än man vanligtvis gör, vilket påverkar teamets prestationsnivå.

Metoder för att förbättra mognad inom detta område:

• Förtydliga och validera DoD (Definition of Done) över hela teamet. Se till att arbetsartiklar spåras mot definitionen av DoD i en enda källa. Använd den enda källan för all diskussion om arbetsförlopp för att undvika statusvärdeskontroll och rapporteringsaktiviteter.
• Få teamet att fokusera på resultatet. Resultaten måste kodas i rapporteringen.
• Använd verktyg som gamifierar teamets resultat och bidrag och säkerställer åtkomst och synlighet till verktygen

Observation 3: Teamchatt och snabbmeddelanden är bra, men de kan orsaka implicita flaskhalsar

Teamchatt och snabbmeddelanden är ett viktigt verktyg för arbetsteam som jobbar på distans. Men en teamchatt kan dock orsaka flaskhalsar för lag som är mindre mogna. Teamchattkanaler kan snabbt översvämmas av frågor och förfrågningar, vilket i sin tur orsakar flaskhalsar för de mer erfarna teammedlemmarna som försöker svara. Å andra sidan är frågeställarna osäkra på om de ens kommer att få svar på några av sina frågor.

Potentiella tillvägagångssätt:

• Ställ in tidsfönster där experterna är dedikerade till att ställa frågor från resten av teamet. Informera teamen om att de bör prioritera sina önskemål.
• För brådskande teman är det snabbare att ta ett samtal än att vänta på ett svar i teamkanalen.
• Ställ in en reserv eller sekundära experter för att hjälpa de mindre erfarna teammedlemmarna.
• Ställ in en process där varje förfrågan på teamchatten märks med att det är brådskande.

Observation 4: Interaktioner utanför arbetet kan bidra till att teammedlemmarna engagerar sig

Mogna team har vanligtvis en stark känsla av teamidentitet, engagemang och personliga relationer som stärker samarbetet. Det kan vara svårt att främja i ett mindre moget team som jobbar på distans. Även om det finns mycket data om vikten av interaktioner utanför arbetet kan det vara en utmaning att få teammedlemmar att interagera dynamiskt utanför arbetet. Utmaningen är att göra det sociala umgänget roligt, dynamiskt och engagerande för alla deltagare, istället för att behandla det som en förlängning av arbetet.

Några idéer som generellt sett har gett bra resultat:

• Dela upp den sociala tiden i mindre bitar. Ta exempelvis fem minuter i slutet av varje stand-up och låt en teammedlem (i tur och ordning) diskutera ett ämne de intresserar sig för. Ämnena kan väljas i förväg genom en gruppövning.
• Att skapa en #offworkchannel (kanal utanför arbetstid) där teammedlemmar kan posta om sig själva när de inte jobbar.
• Videomöten och interaktioner ansikte mot ansikte kan också spela en stor roll när det gäller att hjälpa teammedlemmar engagera sig bättre. Men var medveten om hur det kan störa jobbet och livet hemma.

Slutsats

Agila team måste vara medvetna om prestationsstraffen i samband med operationer på distans. Att öka lagets agila mognad bör vara en prioritet, men det finns också flera andra sätt att minska produktivitetsminskningen i samband med distansoperationer för mindre mogna team. Dessa tillvägagångssätt kan användas i tillägg till alla de typiska strategier som förknippas med ökning av ett distansteams prestationer.

Referenser

[1] - https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/us-remote-work-survey.html