Las organizaciones dependen en gran medida de productos como Microsoft Excel, Word y Access para realizar las tareas cotidianas. En algunos casos, los usuarios han creado soluciones utilizando estas herramientas, que pueden clasificarse como soluciones de informática de usuario final (EUC).
En este contexto, una EUC puede definirse vagamente como aplicaciones desarrolladas y mantenidas por los usuarios sin la participación de TI y, en su mayoría, gestionadas fuera del ámbito de TI sin la gobernanza y los controles asociados. Muchas EUC se crean cuando el departamento de TI no está disponible para satisfacer una solicitud específica, ya sea debido a los plazos, los presupuestos, los recursos u otras limitaciones del sistema.
Muchas organizaciones se enfrentan a una proliferación de este tipo de EUC de un tiempo a esta parte, dado el uso generalizado de estos productos y la relativa facilidad con la que se pueden implementar necesidades complejas de datos, cálculos e informes. Aunque hay diferentes tecnologías utilizadas para desarrollar aplicaciones EUC, la herramienta preferida por muchos es Microsoft Excel. Las amplias prestaciones de Excel y su facilidad de uso lo hacen extremadamente potente para que los no programadores puedan crear aplicaciones:
- Amplias prestaciones de interfaz de usuario para la introducción de datos, la elaboración de informes (gráficos), el análisis (pivotes) y muchas otras funciones
- Fácil implementación de fórmulas, referencias y cálculos complejos
- Almacenamiento de datos: almacenamiento de datos en tablas y celdas sin un esquema definido
- Múltiples formas de integración con fuentes de datos, referencias entre libros de trabajo, etc.
- Además de las prestaciones de Excel, los usuarios han implementado procesos en torno a sus EUC de Excel. Por ejemplo, compartir, distribuir y hacer un flujo de trabajo por correo electrónico, exportar y copiar datos entre EUC y en sistemas, etc.
Sin embargo, estas aplicaciones de EUC plantean importantes retos a las organizaciones, especialmente cuando no se gobiernan las EUC:
- Riesgo de reputación, financiero y operativo
- Proceso de toma de decisiones empresariales desinformado
- Falta de gobernanza y controles
- Abordar la auditoría interna/externa es un gran reto
- Dificultad para demostrar el cumplimiento de la normativa
- Los procesos y conciliaciones manuales son propensos a errores e ineficientes
- Costes innecesarios debido a la naturaleza manual del trabajo
Para minimizar los riesgos asociados, Virtusa ayuda a las organizaciones a abordar lo siguiente:
- Identificar las EUC y analizar la complejidad y el riesgo relacionado con cada EUC
- La complejidad de entender la funcionalidad actual de Excel y construir un reemplazo
- Maximizar los beneficios de la eliminación de la EUC examinando los procesos circundantes para eliminar los procesos manuales
- Es necesario un enfoque integral para garantizar el desarrollo y mantenimiento de una solución de alta calidad, especialmente para evitar la reproliferación de nuevas EUC de Excel si los usuarios se enfrentan a lagunas funcionales
- Construir soluciones que puedan ser reutilizadas, especialmente en los casos en los que haya un número importante de EUC que corregir
Las EUC existen desde hace décadas y seguirán apareciendo y multiplicándose en el futuro. La clave está en garantizar que, cuando se introduzcan las EUC, puedan gobernarse y corregirse de forma rápida y eficaz hasta llegar a la solución óptima del estado objetivo.
Trabajando con Virtusa, su empresa puede conseguir una estrategia de EUC completa y preparada para el futuro:
- Capacidad de gobernar los EUC para cumplir con los requisitos normativos, de auditoría y otros
- Comprender las lagunas en los procesos y en los sistemas existentes que crean la necesidad de las EUC
- Aceleración de la corrección y sustitución de los EUC en función de la prioridad
- Resolver los problemas de la EUC utilizando las soluciones más adecuadas que eviten la reproliferación, ya sea mediante plataformas de datos, optimización de procesos o sustitución de cada EUC