Organisationer är starkt beroende av produkter som Microsoft Excel, Word och Access för att utföra dagliga uppgifter. I vissa fall har användarna skapat lösningar med hjälp av dessa verktyg, som kan klassificeras som slutanvändardatorlösningar (EUC).
I detta sammanhang kan en EUC löst definieras som applikationer som utvecklas och underhålls av användare utan inblandning av IT och mestadels hanteras utanför IT-området utan tillhörande styrning och kontroller. Många EUC skapas när IT inte är tillgängligt för att möta en specifik begäran antingen på grund av tidslinjer, budgetar, resurser eller andra systembegränsningar.
Många organisationer står inför en spridning av dessa typer av EUC för ett tag med tanke på den utbredda användningen av dessa produkter och den relativa lätthet genom vilken komplexa data, beräkningar och rapporteringsbehov kan implementeras. Även om det finns olika tekniker som används för att utveckla EUC-applikationer, är Microsoft Excel det föredragna verktyget. Excels breda kapacitet och användarvänlighet gör det extremt kraftfullt för icke-programmerare att bygga applikationer:
- Rik UI -kapacitet för datainmatning, rapportering (diagram), analys (pivots) och många andra funktioner
- Enkel implementering av komplexa formler, referenser och beräkningar
- Datalagring - lagring av data i tabeller och celler utan ett definierat schema
- Flera sätt att integrera med datakällor, referenser över arbetsböcker etc.
- Förutom Excel-funktioner har användarna implementerat processer kring sina Excel -EUC. Till exempel delning, distribution och arbetsflöde via e -post, export och kopiering av data över EUC och till system, etc.
Dessa EUC-ansökningar innebär emellertid betydande utmaningar för organisationer, särskilt när EUC inte styrs:
- Omdömes-, finansiell och operativ risk
- Oinformerad affärsbeslutsprocess
- Brist på styrning och kontroller
- Att ta itu med intern/extern revision är extremt utmanande
- Svårighet att visa att reglerna följs
- Manuella processer och avstämningar är felbenägna och ineffektiva
- Onödiga kostnader på grund av manuellt arbete
För att minimera de associerade riskerna hjälper Virtusa organisationer att hantera följande:
- Identifiera EUC och analysera komplexiteten och risken för varje EUC
- Komplexiteten i att förstå den nuvarande Excel -funktionen och bygga en ersättare
- Maximera fördelarna med EUC-eliminering genom att titta på de omgivande processerna för att eliminera manuella processer
- En helhetssyn krävs för att säkerställa att en lösning av hög kvalitet utvecklas och underhålls, särskilt för att undvika att nya Excel-EUC-spridningar sprids om användarna står inför funktionella luckor
- Bygga lösningar som kan återanvändas, särskilt i de fall där det finns ett betydande antal EUC som ska åtgärdas
EUC har funnits i årtionden och kommer att växa fram och öka i framtiden. Nyckeln är att säkerställa att när EUC införs kan de styras och åtgärdas snabbt och effektivt till den optimala måltillståndslösningen.
Genom att arbeta med Virtusa kan din organisation uppnå en grundlig och framtidssäker EUC-strategi:
- Möjlighet att styra EUC för att uppfylla regelverk, revision och andra krav
- Förstå luckorna i processer och i befintliga system som skapar behovet av EUC
- Snabbare sanering och byte av EUC baserat på prioritet
- Lös EUC-problem med bästa lösningar som undviker återspridning, oavsett om det är via dataplattformar, processoptimering eller byte av varje EUC