Unternehmen stützen sich stark auf Produkte wie Microsoft Excel, Word und Access, um alltägliche Aufgaben zu erledigen. In einigen Fällen haben die Benutzer mit diesen Tools Lösungen erstellt, die als End User Computing (EUC)-Lösungen eingestuft werden können.
In diesem Kontext kann eine EUC lose als Anwendung definiert werden, die von den Nutzern ohne Beteiligung der IT entwickelt und betreut und meist außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der IT ohne die damit verbundene Steuerung und Kontrolle verwaltet wird. Viele EUCs werden erstellt, wenn die IT-Abteilung nicht in der Lage ist, eine bestimmte Anforderung zu erfüllen, sei es aufgrund von Zeitplänen, Budgets, Ressourcen oder anderen Systembeschränkungen.
Viele Unternehmen sehen sich seit einiger Zeit mit einer Verbreitung dieser Art von EUCs konfrontiert, da diese Produkte weit verbreitet sind und komplexe Daten, Berechnungen und Berichterstattungsanforderungen relativ einfach umgesetzt werden können. Zwar gibt es verschiedene Technologien für die Entwicklung von EUC-Anwendungen, doch das von vielen bevorzugte Tool ist Microsoft Excel. Die umfangreichen Funktionen und die einfache Bedienung von Excel machen es für Nicht-Programmierer extrem effizient bei der Entwicklung von Anwendungen:
- Umfangreiche UI-Funktionen für Dateneingabe, Berichte (Diagramme), Analysen (Pivots) und viele andere Funktionen
- Einfache Implementierung von komplexen Formeln, Referenzen und Berechnungen
- Datenspeicherung - Speicherung von Daten in Tabellen und Zellen ohne definiertes Schema
- Mehrere Möglichkeiten zur Integration mit Datenquellen, Verweisen auf andere Arbeitsmappen usw.
- Neben den Funktionen von Excel haben die Benutzer Prozesse rund um ihre Excel-EUCs implementiert. Beispielsweise die gemeinsame Nutzung, die Verteilung und der Workflow per E-Mail, das Exportieren und Kopieren von Daten zwischen EUCs und in Systeme usw.
Diese EUC-Anwendungen stellen Unternehmen jedoch vor erhebliche Herausforderungen, insbesondere wenn die EUC nicht geregelt sind:
- Reputations-, finanzielle und operative Risiken
- Uninformierter Entscheidungsfindungsprozess im Unternehmen
- Fehlende Governance und Kontrollen
- Die interne und externe Prüfung ist eine große Herausforderung
- Schwierigkeiten beim Nachweis der Einhaltung von Vorschriften
- Manuelle Prozesse und Abgleiche sind fehleranfällig und ineffizient
- Unnötige Kosten aufgrund des manuellen Charakters der Arbeit
Um die damit verbundenen Risiken zu minimieren, unterstützt Virtusa Unternehmen bei der Bewältigung der folgenden Aufgaben:
- Identifizierung der EUCs und Analyse der Komplexität und des Risikos in Bezug auf jeden EUC
- Die Komplexität des Verständnisses der aktuellen Excel-Funktionalität und die Entwicklung eines Ersatzes
- Maximierung des Nutzens der EUC-Eliminierung durch Betrachtung der umgebenden Prozesse, um manuelle Prozesse zu eliminieren
- Es ist ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich, um sicherzustellen, dass eine qualitativ hochwertige Lösung entwickelt und gewartet wird. Dies gilt insbesondere, um die erneute Verbreitung neuer Excel-EUCs zu vermeiden, wenn die Benutzer Funktionslücken haben.
- Aufbau von Lösungen, die wiederverwendet werden können, insbesondere in Fällen, in denen eine große Anzahl von EUCs saniert werden muss
EUCs gibt es schon seit Jahrzehnten und sie werden auch in Zukunft weiter entstehen und sich vermehren. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass EUCs, wenn sie eingeführt werden, schnell und effektiv reguliert und in die optimale Ziellösung überführt werden können.
Durch die Zusammenarbeit mit Virtusa kann Ihr Unternehmen eine umfassende und zukunftssichere EUC-Strategie entwickeln:
- Fähigkeit, EUCs so zu steuern, dass sie regulatorischen, auditbezogenen und anderen Anforderungen entsprechen
- Verstehen der Lücken in den Prozessen und in den bestehenden Systemen, die den Bedarf an EUCs schaffen
- Beschleunigte Sanierung und Ersatz von EUCs nach Priorität
- Lösen Sie EUC-Probleme mithilfe von Best-Fit-Lösungen, die eine erneute Ausbreitung vermeiden, sei es durch Datenplattformen, Prozessoptimierung oder den Ersatz jedes EUC.